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TIME 20211231 公司新闻

【体系管理】企业管理制度体系的建设、维护、完善

Date-2021-12-31 407

企业的管理工作发展必然需要经历如下一些阶段:


1、 建立初期,“救火”,出现什么问题解决什么问题;

2、 发展中,“规范化”,完善与管理相关的各种制度,并培训实施;

3、 发展高阶,“理性化”,企业已能按照既有制度及流程自行运作;

4、 发展成熟阶段,“文化化”,企业形成自有的企业文化并根植每位员工的心中,并为公司的长期战略共同努力。

5、 发展自由阶段:“人性化”,企业超越理性的约束,更加注重“人性化”的管理。


以上各个阶段所经历的时间可长可短,但依然是逐步发展、不可超越的。如果没有先建立一套规范化的制度,企业运作无所依据,那么后面的“企业文化”与“人性化管理”就只能是奢望。


现在很多企业管理者误解了一句话“没有管理的管理就是最好的管理”,认为企业不需要严密的管理,或者说领导者的个人处理问题能力比“管理”更重要,这种理解实际上是不正确的。这句话的本意是:企业的管理提升到了“理性化”或“文化化”的高度,在企业建立起完善的规范和良好的企业文化以后,不再需要强调管理,而企业自能按照既定体系良好运作。


所以说,为了企业的稳步发展,建立起一套完整、规范的管理制度体系是相当重要的。


在此整理出一般企业的制度体系,因为各行业还有自己的特点,所以还可以进一步地补充。因为财务、业务、物流等管理各公司根据实际业务需要差别很大,只是列出参考项目。


一、组织系统(由总经理办公室或行政部门负责)

1、公司介绍;2、公司大事记;3、公司章程;4、公司组织架构;5、公司各部门职责


二、行政系统

1、 办公室管理制度;2、 出差管理制度;3、 会议管理制度;4、 文书管理制度;5、 档案管理制度;6、 保密管理制度;7、 办公用品管理制度;8、 车辆管理制度;9、 安全保卫制度;10、 食堂管理制度;11、 宿舍管理制度;


三、人力资源系统

1、 人力资源制度基础文件(人力资源方面不便列为制度的文件可统一到此下管理)

A、 组织机构图:B、 各部岗位设置及人员编制;C、 公司级别层次表(含薪金等级表);D、 职位说明书

2、 考勤及休假管理制度

3、 招聘管理制度

4、 晋升及调任制度

5、 员工培训管理制度(培训的资料可单独整理,并不断扩充)(重点:内部与外部培训师的选拔、培训、考核、评定。)

6、 薪资管理制度

7、 员工福利制度(午餐、住宿、生日、节日、探病等等)

8、 绩效考核管理制度(附件较多,各部门及岗位的考核表)

9、 奖惩制度

10、 合理化建议制度

11、 员工离职管理制度


四、财务系统:(待补充完善)

1、 资金管理制度;2、 财产管理制度;3、 财务控制制度;4、 报销管理制度;5、 会计档案制度;6、 审计工作制度;


五、市场管理系统:(根据各企业实际业务补充完善)

六、物采原料购系统:(待补充完善)

1、仓储管理制度(含货物进出程序,手续,流程图)

2、盘点制度

3、计算机使用管理制度


七、各分公司管理体系:

1、 需和总公司用同一制度的,统一发放;

2、 和公司制度差别不太大的,在公司制度基础上修改;

3、 差别较大部分,由各分公司自行编制。

4、 各分公司管理体系相应部分的协助编制和监督由总公司相应部门负责;各分公司的管理体系在总公司行政必须有备份,并在调整时随时上报。


体系文件制度编制原则和方法

1、 编写项目:所有与正在进行的工作有关的制度文件都必须纳入此体系中,除此以外,还需考虑近期发展可能需要的制度和条款。


2、 制度的框架要统一:A、目的;B、主体内容;C、附件(含附表);D、相关制度(与此制度密切相关的制度体系内的其他制度);E、相关资料(指与此项工作相关但更新频繁,不需列入制度的文件,如"培训管理制度"后可有"员工礼仪手册"这一“相关资料”。)


3、 制度格式要统一:统一字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等。


4、 制度编写要"简明扼要"和"易操作",保证最简洁,最直接,无缺漏地完成此项工作,既不留漏洞,也不走弯路。


5、 让当事人参与编写的全过程。


6、 不求完善公正,因为制度为企业服务的,也需随企业情况的变化进行调整,所以说“没有永远适用的制度”。


许多公司并不是疏于制度的订立,而是制度繁多杂乱,政出多门,形成"文山",相互抵触,叫人无所适从,结果是形同虚设,甚至造成负面影响。企业管理制度要达到系统性、规范性、有效性的要求,所以,针对企业制度本身,我们也应该有一个"规章及表单管理制度",规范规章表单的编写责任,审批程序与权限,修改程序及权限,废止程序及权限,培训及实施过程,下发及管理,定期修订,电脑留档管理等。


第三方认证结束体系维护、完善注意!

当组织的ISO9001质量管理体系通过第三方认证审核并发证后,后续即进行持续运行阶段,做为体系负责人,应根据相关要求进行体系的运行维护。

1.质量管理体系维护计划:

体系负责人应根据文件规定制定内部审核计划,比如内部审核的频率一般一年不少于一次,可根据实际情况适当增加审核次数

2.实施质量体系内部审核:

根据内部审核计划的安排进行内部审核,并推动实施改善。

3.推动各部门进行管理体系文件的学习:

定期组织人员对各部门的文件执行情况进行稽查,确认与文件要求的符合性。

4.定期进行数据收集、分析:

对各部门的质量目标绩效指标数据进行收集、统计、分析和处置

实验室管理体系的建立和维护


    在实验室的质量管理过程中,离不开人、机、料、法、环这些决定性因素,可见人是首要起决定性作用的,人的积极性和执行力直接影响质量管理的效果,上到管理层的重视,下到技术人员的执行力,直接影响质量管理工作的开展。如何杜绝质量管理体系运行中出现的问题,进一步提高实验室的质量管理水平,是监督机关和实验室最基本的要求。本人不是从事食品生产,而是从事食品安全检验的实验室工作,也有一套质量管理体系,现结合平时的质量管理工作,谈谈自己的看法。


一、领导重视,全员参与:
根据ISO/IEC17025《检测和校准实验室能力认可准则》的规定,由分管实验室工作的领导挂帅,无论是领导层还是一般员工,都要参与到体系建设的过程中来,领导层起决策、支持、协调作用,全体员工参与,集思广益,有助于增强他们的责任感,而且从一开始就培养了他们的质量意识,对以后能持续顺利地执行体系的各项要求是非常有利的。领导的重视,也体现了实验室的凝聚力、执行力和协调能力,有利于资源的合理调配,如从人员、仪器设备等方面满足了实验室的需求。

二、建立质量管理专职部门和人员:
质量管理部门在整个质量管理体系的建立和运行中,起到桥梁和纽带作用,大部分实验室没有专职的质量管理部门,由检验人员兼职,往往不能面面兼顾,不能协调部门与部门之间的关系,其弊端不言而喻。有了专职的质管部门,能够行使一定的权力,也有了领导的“撑腰”,管理和协调作用大不一样,他们可以大胆地开展工作,负责组
织体系文件的编写,并确保在运行中不断完善和持续改进,从而达到优化的目的。

三、加强培训和质量监督:
通过制定适应于实验室的质量管理体系,明确了质量方针和质量目标之后,实验室可以组织开展多种形式的培训,如外出到兄弟单位参观学习取经;派员参加培训机构举办的体系建设培训班;邀请专家对员工进行内部培训,进一步提高他们的质量意识和业务水平,使他们加深对质量管理体系的认识。充分发挥质量监督员的日常监督作用,做好日常监督工作,包括人员、设备、材料、方法、环境、样品和原始记录等方面,及时发现问题,及时加以纠正,保证检测结果得到有效控制。

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