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TIME 20210901 公司新闻

中小企业如何搭建流程管理体系

Date-2021-09-01 472

  流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动,它能够明确权责,精简工作,提高工作效率,为客户创造价值,也是企业管理规范的重要标志之一,因此许多企业非常重视流程管理建设,从而提高自身竞争力。


  但是,智方企业也发现不少中小企业流程管理还处于0阶段,完全依赖企业员工的工作经验来执行活动,没有对流程进行梳理与建档,缺乏流程运行标准与规范,部门之间推诿扯皮现象严重,形成内耗,造成工作效率低下,甚至阻碍了企业自身的发展的步伐。


  因此,中小企业搭建流程管理体系是十分必要,结合深蓝咨询流程管理体系搭建的咨询经验,总结出来中小企业从0到1搭建流程管理体系十步骤,具体如下:


  一、规划主流程清单

  (一)运用价值链梳理规划主流程

  采用波特的价值链分析法,辨别某种“价值活动”是否能够为企业带来竞争力,从而分析企业的业务活动并确定工作流程;根据企业实际情况,将企业的活动分为主要活动与辅助活动,主要活动围绕直接能给客户创造价值的活动,而辅助活动属于支撑主要活动,并不能直接创造价值。


  通过以上分析,将企业活动分解开来,拟定出规划主流程清单。


  (二)与企业高层沟通确认

  根据拟定的初步梳理的规划主流程清单,与企业领导层进行深入沟通,充分了解企业管理层对流程管理的期望和着力点。


  (三)确定最终的主流程名单

  根据企业高层的意见和建议,结合企业实际情况与企业战略,从而确定最终的主流程清单。


  二、调研流程现状

  (一)宣传培训

  针对企业管理人员缺乏流程管理的思想和意识,向企业中高层开展一场流程管理培训十分必要,主要进行流程管理基础知识的普及以及流程给工作带来的好处,明确各部门在流程管理工作中的配合事项,统一认知、提升意识,在后续的工作开展中给予支持与配合。


  (二)收集资料

  根据企业主流程清单,要求企业提供现有的流程相关资料和信息,作为研究企业流程第一手资料。


  (三)访谈人员

  根据主流程清单,重点访谈企业高管、涉及流程各部门的负责人、流程执行人,从而了解企业高层对流程的定位,充分了解相关流程实际运行情况以及存在的问题,同时做好访谈记录。


  (四)调查问卷

  根据企业实际情况,向相关人员发放流程调研问卷,辅导填写并按时回收,确保问卷调查有效。


  三、处理调研信息

  根据收集的企业资料信息、人员访谈记录表、调查问卷,对流程调研信息进行整理、处理、汇总,为下一步设计流程做准备。


  四、构思与设计VISIO流程图

  根据对企业流程调研的信息,对主流程清单进行一一构思,运用VISIO软件设计成流程图。


  五、制作主流程手册

  (一)制作标准的流程图

  1.  流程目的

  简明扼要地阐明流程的作用和目的。


  2.  责任权限

  明确各个部门在流程中的责任权限,避免推诿扯皮,提高工作效率。


  3.  插入制作好的VISIO流程图


  4.  编写流程说明

  根据流程图涉及的各个环节和结点,编写流程说明规范,作为操作指引。


  (二)汇编标准流程图

  将制作好的标准流程图进行汇编,然后逐一编号。


  (三)添加相关表单附表

  将收集流程涉及的所有表单附在最后边,作为流程手册的一部分。


  六、征求意见与反馈

  (一)征求企业负责人意见

  将做好的主流程手册成果向企业负责人说明与演示,听取企业负责人从企业全局出发对主流程提出的修改意见,同时做好相关记录。


  (二)征求企业流程相关部门负责人意见

  根据主流程手册,与涉及流程的部门负责人进行逐一沟通与确认,听取大家的意见,同时做好相关记录。


  七、修改完善

  对企业相关人员征求的意见进行整理和分析,对提出合理的部分给予修改和完善,确保符合企业实际情况。


  八、审批定稿

  对定稿的主流程手册提交给企业发起审批流程,第一时间完成会签和审批。


  九、实施运行

  企业将审批的流程管理制度及时下发及实施,确保符合新的流程规范。


  十、不断更新

  伴随企业战略变化或者业务调整等原因,企业原有流程在运行中或许与实际情况存在脱节,需要不定期更新,然后进行完善。


  总之,搭建流程管理体系十步骤易操作,成本小,可以作为中小企业从0-1搭建流程管理体系的参考和借鉴,助推中小企业迈向规范管理道路上的重要得力帮手。

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